Jokainen on joskus törmännyt tilanteeseen, jossa työ ei pääse alkamaan, koska käyttöoikeuksia puuttuu, salasana on unohtunut tai kirjautuminen vaatii useita eri tunnuksia.
Moni pitää tällaisia ongelmia yksittäisinä IT-haasteina. Todellisuudessa niiden taustalla on usein identiteetin- ja pääsynhallinta eli IAM.
Parhaimmillaan käyttäjä ei edes huomaa IAM-järjestelmää. Hän saa tarvitsemansa käyttöoikeudet automaattisesti, kirjautuu sujuvasti palveluihin ja voi keskittyä työhönsä. Huonoimmillaan identiteetinhallinta muuttuu jatkuvaksi kitkan lähteeksi, joka hidastaa työntekoa ja kuormittaa sekä käyttäjiä että IT:tä.
Käyttäjäkokemus alkaa ennen ensimmäistä työpäivää
Monen työntekijän ensimmäinen kosketus organisaation digitaaliseen ympäristöön tapahtuu jo ennen ensimmäistä työpäivää.
Saako uusi työntekijä ajoissa käyttöönsä:
- sähköpostin
- työaseman
- tarvittavat sovellukset
- oikeat käyttöoikeudet
Jos vastaus on kyllä, käyttäjäkokemus alkaa positiivisesti.
Jos käyttöoikeuksia joudutaan odottamaan päiviä, ongelma näkyy heti ensimmäisestä päivästä lähtien.
Hyvin toteutetussa IAM-ratkaisussa käyttöoikeudet voidaan myöntää automaattisesti työntekijän roolin perusteella ilman manuaalisia pyyntöjä tai sähköpostiketjuja.
Miksi käyttäjät turhautuvat kirjautumisiin?
Monessa organisaatiossa käyttäjät käyttävät päivittäin useita eri järjestelmiä. Jos jokainen järjestelmä vaatii erillisen tunnuksen ja salasanan, seurauksena on usein:
- unohtuneita salasanoja
- salasanojen kierrättämistä
- tukipyyntöjä
- hidastunutta työntekoa
Tämä ei ole pelkästään käyttökokemushaaste. Se voi myös lisätä tietoturvariskejä.
Miten Single Sign-On helpottaa arkea?
Single Sign-On (SSO) mahdollistaa sen, että käyttäjä tunnistautuu kerran ja saa pääsyn kaikkiin niihin järjestelmiin, joihin hänellä on oikeus.
Käytännössä tämä tarkoittaa:
- vähemmän kirjautumisia
- vähemmän salasanoja
- nopeampaa työskentelyä
- vähemmän tukipyyntöjä
Kun SSO yhdistetään vahvaan tunnistautumiseen ja keskitettyyn käyttöoikeuksien hallintaan, voidaan samalla parantaa sekä käyttäjäkokemusta että tietoturvaa.
Hyvä tietoturva ei saa tuntua käyttäjän työssä
Moni ajattelee edelleen, että tietoturva ja käyttäjäkokemus ovat toistensa vastakohtia. Todellisuudessa hyvin toteutettu identiteetinhallinta tekee turvallisista toimintatavoista käyttäjälle helpompia kuin turvattomista.
Esimerkiksi:
- käyttöoikeudet saadaan automaattisesti
- tarpeettomat oikeudet poistuvat automaattisesti
- vahva tunnistautuminen tapahtuu sujuvasti
- pääsypolitiikat toimivat taustalla
Käyttäjän ei tarvitse tuntea järjestelmän toimintaa, kunhan se toimii.
Mobiilikäyttö ja monikanavaisuus muuttavat vaatimuksia
Työtä tehdään nykyään toimistolla, kotona, matkalla ja asiakkaan luona.
Sama käyttäjä voi käyttää palveluita:
- puhelimella
- tabletilla
- kannettavalla tietokoneella
- selaimessa
- mobiilisovelluksessa
IAM-ratkaisun on kyettävä tukemaan tätä kokonaisuutta ilman, että käyttäjä joutuu kirjautumaan jatkuvasti uudelleen tai kohtaamaan erilaisia käytäntöjä eri kanavissa.
Kehittyneet identiteetinhallintaratkaisut voivat hyödyntää käyttäjän kontekstia, kuten laitetta, sijaintia tai käyttötapaa, osana tunnistautumis- ja pääsypäätöksiä.
Huono käyttäjäkokemus on usein merkki suuremmasta ongelmasta
Kun käyttäjät valittavat:
- käyttöoikeuksista
- kirjautumisista
- hitaista muutoksista
- tukipyyntöjen määrästä
- ongelma ei yleensä ole käyttäjässä.
Usein taustalla on käyttöoikeuksien hallinta, joka perustuu manuaalisiin prosesseihin, hajanaisiin järjestelmiin tai vanhentuneisiin toimintamalleihin.
Sama ongelma näkyy yleensä myös tietoturvassa, auditoinneissa ja IT:n työkuormassa.
Milloin IAM kannattaa uudistaa?
Uudistaminen kannattaa ottaa harkintaan, jos:
- uusien työntekijöiden käyttöönotto kestää pitkään
- salasanojen nollaukset kuormittavat IT:tä
- käyttöoikeuksia hallitaan manuaalisesti
- käyttäjillä on useita tunnuksia eri järjestelmiin
- auditoinneissa löytyy vanhentuneita käyttöoikeuksia
- nykyinen ratkaisu ei tue uusia sovelluksia tai pilvipalveluja
Usein suurimmat hyödyt eivät synny uusista ominaisuuksista vaan siitä, että käyttäjien arjesta poistuu turha kitka.
Käyttäjäkokemus on myös tietoturvaa
Identiteetinhallinnasta puhutaan usein tietoturvan näkökulmasta. Todellisuudessa se on yhtä paljon käyttäjäkokemuksen kysymys.
Kun oikea henkilö saa oikeat käyttöoikeudet oikeaan aikaan, kirjautuminen toimii sujuvasti ja turvallisuus toteutuu ilman ylimääräisiä esteitä. Tällöin hyötyvät sekä käyttäjät että organisaatio.
Siksi parhaat IAM-ratkaisut eivät näy käyttäjälle juuri lainkaan. Ne mahdollistavat työn tekemisen turvallisesti, tehokkaasti ja mahdollisimman vähällä kitkalla.
Juuri siihen modernin identiteetinhallinnan pitäisi pyrkiä. Lue myös: Identiteetinhallinta 2025 Opas.